Le budget des approvisionnements

LA GESTION PRÉVISIONNELLE : LE BUDGET DES APPROVISIONNEMENTS

Le budget des approvisionnements a pour objectif d’assurer une gestion de stock de matière achetée, la meilleure possible afin d’éviter à la foi une rupture de stock et en même temps un sur-stockage. Les modèles classiques de gestion des stocks arbitrent entre le cout de possession du stock et le cout de lancement des commandes. Plus récemment, la gestion à flux tendu donne la priorité à l’élimination des stocks. La proche fonctionnelle de la gestion des stocks (gestion des ventes, de la production et des approvisionnements) est remise en question par une approche synthétique qui est la gestion de la chaîne logistique c’est-à-dire la Supply Chain qui est une gestion qui est facilitée par des logiciels intégrés de gestion : ERP.

I. Les composantes du coût d’approvisionnement

A. Le coût d’achat

Le cout d’achat comprend le prix d’achat et les frais accessoires d’achat (assurance, frais de portage…).

B. Le coût de possession ou de stockage

Le cout de possession comprend le cout de financement du stock, les primes d’assurance du stock contre les risques divers (incendie, vol…), il comprend aussi des moyens de stockage et enfin, il comprend le cout de la dépréciation du stock avec le temps.

Ces couts sont proportionnels pour l’essentiel à la durée de stockage, à l’importance du stock et plus particulièrement à sa valeur. C’est pourquoi, on définit généralement pour chaque élément stocké un cout de stockage Cspar unité de temps et par unité de produit.

Soit s le stock de sécurité, destiné à pallier les aléas concernant la consommation et les délais de livraison. Soit q la quantité commandée et livrée périodiquement. Le cout unitaire s’applique à des quantités en stock qui varient entre deux livraisons entre un maximum = s + q et un minimum = s.

On aurait donc comme cout de possession pendant une unité de temps, le montant suivant : Cs * stock moyen ó Cs*[(s+q+s)/2] ó Cs * (s + q/2)

Cf. doc 17.1

C. Le coût de lancement ou coût administratif des commandes

Le cout de lancement correspond aux frais administratifs de la fonction approvisionnement. Ce sont essentiellement des préfixes, mais, dans une optique stratégique à long terme, les structures administratives sont variables en fonction du nombre de commandes à traiter. Cela justifie qu’on en définisse un cout de lancement de commande que l’on va désigner par Cl.

Posons Q comme désignant la demande des consommateurs pendant l’unité de temps considéré.

Cl*nombre de commandes = Cl*(Q/q)

D. Le coût de pénurie

Le cout de pénurie recouvre un ensemble de couts apparents ou cachés qui est la conséquence de la rupture de stock.

On peut d’abord distinguer les couts proportionnels au nombre de ruptures. Ce qui est le cas d’atteinte à la réputation de la firme, le cout de reconditionnement des machines. On a des couts proportionnels aux unités manquantes. Par exemple, on a les ventes perdues ou les couts lié à des transports onéreux. On peut également distinguer des couts proportionnels aux unités manquantes et à la durée de la pénurie. Par exemple, on peut avoir des pénalités de retard qui sont spécifiées dans un contrat.

II. La politique d’approvisionnement en avenir certain

Il existe des modèles mathématiques qui déterminent quand et combien il faut commander pour minimiser le cout d’approvisionnement. Cependant, le suivi comptable des stocks étant couteux, il est conseillé de ne recourir à des modèles complexes que pour les produits dont les couts de possession, de lancement et de pénurie ont une forte incidence sur le résultat. Par exemple la méthode du « 20/80 » repose sur la constatation empirique que généralement 20% des références recouvrent 80% de la consommation en valeur. Le suivi précis des stocks ne s’appliquera qu’à ces 20%, le reste relevant de procédure sommaire. De même, la méthode ABC place quant à elle les références en 3 catégories.

Plusieurs modèles mathématiques existent en matière d’approvisionnement.

• – D’abord celui en avenir certain, sans possibilité de pénurie.
• – Celui en avenir certain, avec une situation de pénurie admise.
• – Celui avec une demande aléatoire mais avec une période économique de réapprovisionnement fixe
• – Celui avec demande et délai de livraison aléatoire mais avec un volume de commandes fixes.

A. Le modèle de Wilson (avenir certain sans pénurie)

L’objectif de ce modèle est de minimiser le cout d’approvisionnement. Sont imposées aux décideurs, les données suivantes :

– Le cout de possession (Cs) par unité stockée pendant une unité de temps

– Le cout de lancement d’une commande (Cl)

– La quantité consommée pendant une unité de temps (Q)

Par contre il existe des variables d’actions sur lesquelles le décideur va pouvoir agir :

– Soit sur la période de réapprovisionnement (T)

– Soit sur la quantité commandée (q)

Il est à noter, qu’il est équivalent de fixer la valeur de T ou q car ces deux variables sont liées par la relation T=q/Q. Cf. doc 17.2

B. Application du modèle de Wilson

Le prix d’achat d’une tonne de matière M s’élève à 108€ et le coût de possession s’élève ?????????

Le coût administratif d’une commande est de 103.68€

Cf. doc. 17.3

III. Budget des approvisionnements

Des modèles d’optimisation des coûts d’approvisionnement ont servi à préciser la période économique de réapprovisionnement ainsi que le volume du lot économique. Le budget des approvisionnements précise l’application de cette politique en fixant les dates de commandes et les quantités exactes à commander à chacune de ces dates.

A. Les politiques de livraison

Deux politiques sont possibles :

– la gestion à recomplètement impliquant une période constante et volume variable. Dans ce cas, la période de réapprovisionnement est constante, les dates de commandes sont exactement prévues. Par contre, il faut ajuster les quantités commandées pour compléter le stock au niveau nécessaire pour faire face à la consommation.

– La gestion à point de commande impliquant un volume constant mais une période variable. Si le volume des commandes est constant et qu’il est exactement prévu, par contre les dates de commande ne sont pas fixées à l’avance. Une commande est lancée le jour où le niveau du stock devient inférieur à un certain seuil que l’on appelle le point de commande.

B. Méthodes de préparation du budget

Deux méthodes sont possibles pour déterminer les dates et le volume de chaque commande. Cf. doc 17.4

C. Structure du budget

Le budget comporte 4 sous budgets :

• – Le budget des commandes
• – Le budget des livraisons
• – Le budget des consommations
• – Le budget des stocks en fin de mois

Les budgets sont tenus soit en quantité soit en valeur. La présentation du budget global doit absolument se faire en valeur. Cf. doc 17.5

Pour assurer une bonne gestion des stocks, un contrôle régulier du budget des approvisionnements est indispensable. Les origines des écarts les plus fréquentes :

– La variation des consommateurs

– Les délais de livraison non respectés

– Les livraisons ne sont pas conforment aux commandes

– Des commandes omises

D. Application

La société AKRO nous a communiqué ses prévisions mensuelles de consommation de la matière M pour l’année n et le début de l’année n+1. Le stock au 01/01/n s’élève à 6000Kg. La période économique est de 3 mois et le lot économique est de 1925Kg, c’est-à-dire ¼ de la consommation annuelle.

La société veut conserver un stock de sécurité représentant 1 mois de consommation. Enfin, il est précisé que le délai de livraison du fournisseur est de 2 mois et que le coût d’achat d’1Kg de matière première M est de 5€.

Cf. doc 17.6

1) Le cas de la gestion à recomplètement.

La société AKRO se fait livrer en matière tous les 3 mois, c’est-à-dire plus précisément fin mars, fin juin, fin septembre et fin décembre. Après chacune de ces livraisons, le stock doit couvrir la consommation prévue pour les 4 mois suivants c’est-à-dire 3 mois de consommation + 1 mois de stock de sécurité. Chaque livraison doit donc porter le stock au niveau nécessaire pour couvrir la consommation des 4 mois suivants. Cf. doc 17.7, 17.9

2) La gestion à point de commande

A chaque fois que le stock final est inférieur ou égal à la consommation du mois suivant, une livraison de 1925Kg correspondant au lot économique est programmée.

Cf. doc 17.8.

3) L’établissement du budget

Les commandes sont lancées deux mois avant la livraison pour tenir compte du délai de livraison. On obtient un montant en multipliant les quantités livrées, consommées et stockées par le coût unitaire qui est de 5€.

Cf. doc 17.7