Le registre du commerce et des sociétés

Organisation du registre du commerce et des sociétés

Le registre du commerce et des sociétés a été créé par une loi du 18 mars 1919 et à l’époque se fut une création timide. C’était un simple registre administratif destiné à démontrer les commerçants et les sociétés mais initialement, l’inscription au registre ne produisait aucuns effets juridiques particuliers. Au début les commerçants étaient réticents parce qu’ils craignaient une surveillance fiscale et à partir des années 40 la loi a été de mieux en mieux accueillie. Le texte a été réformé à de multiples reprises et au fil du temps, l’immatriculation s’est vu connaitre des effets de fond de plus en plus important. Le droit positif résulte d’un décret du 30 mai 1984, il a profondément réorganisé le registre. Depuis le texte a été remanié à plusieurs reprises, notamment par un décret du 1 février 2005 qui pour la première fois à organiser l’immatriculation par voie électronique. Désormais toutes ces dispositions ont été codifiées dans la partie règlementaire du code du commerce.

Il existe un registre du commerce des sociétés auprès de chaque grief du tribunal du commerce. Le registre est tenu par un greffier sous la surveillance du président du tribunal du commerce. Le président a compétence pour trancher par voie d’ordonnance les contestations qui peuvent exister entre les assujettis et le greffier. Il est rare que le président exerce lui-même cette fonction. Le président délègue à l’un des juges le soin de surveiller le RCS : juge commis à la surveillance du RCS. Le greffier tient un registre d’arrivée qui mentionne chronologiquement toutes les déclarations qui sont déposées et pour chaque assujetti, le greffier ouvre un dossier individuel dans lequel seront déposés tous les documents relatifs à l’intéressé. Pour les personnes morales, le greffier ouvre un dossier annexe composé de tous les actes dont le dépôt est obligatoire. En outre, pour faciliter les recherches, le greffier doit tenir un fichier alphabétique des assujettis. Un numéro d’immatriculation est attribué à chaque personne immatriculée, c’est le numéro unique d’identification dont l’usage est une obligation légale. Parallèlement à tous ces registres locaux, l’INPI est chargée de tenir le registre national du commerce et des sociétés. Ce registre est établi à partir du deuxième originale de chaque déclaration. Et ce registre national a plusieurs fonctions : en premier lieu il permet de centraliser les informations et les utiliser à des fins d’études statistiques. Ce registre national est un outil de surveillance des registres locaux, il permet de faire face à une éventuelle destruction d’un registre local. L’INPI ouvre un dossier pour chaque assujetti et le dossier est ensuite classé par greffe. En pratique il est rare que les assujettis soient en contact direct avec le RCS et le greffier, parce que pour simplifier les démarches, les centres de formalités des entreprises (CFE), ont été créés et sont peu à peu devenus obligatoire depuis une loi du 11 février 1994. Le créateur d’une entreprise souscrit en un même lieu et sur un même document toutes les déclarations auxquelles il est tenu, et le CFE transmet ensuite la déclaration au RCS mais aussi aux différentes administrations fiscales ainsi qu’aux organismes sociaux. Le recours au CFE est obligatoire en cas de création d’activité, de modification de statut de l’assujetti et en cas de cessation d’activité.

  • 2) L’immatriculation au RCS

Les personnes tenues à l’immatriculation sont énumérées à l’article L123-1 du Code du commerce. Cette obligation d’inscription s’impose en premier lieu aux personnes physiques ayant la qualité de commerçant même si elles sont tenues de s’immatriculer au répertoire des métiers. Cette obligation pèse sur toutes les sociétés et groupement d’intérêts économiques qui ont leur siège social dans un département français. Le texte vise les sociétés. Sont ensuite soumises à immatriculation, les sociétés commerciales dont le siège social est situé hors d’un département français mais qui ont un établissement situé dans un département français. Egalement soumis, les établissements publics à caractère industriel et commercial. Puis, l’article L 123-1 vise toutes les autres personnes morales dont l’immatriculation est prévue par la loi ou le règlement. Pour la jurisprudence cette liste est limitative et la jurisprudence refuse l’immatriculation des associations puisque leur immatriculation au RCS n’est prévue par aucun texte : arrêt 15 novembre 1994. Lorsqu’une même personne exploite plusieurs établissements dans le ressort du même tribunal, elle doit prendre une immatriculation à titre principal à laquelle on ajoutera une inscription complémentaire pour chaque établissement exploité. Dans le cas où une même personne exploite plusieurs établissements mais qui sont situés dans plusieurs tribunaux de commerce. Si les établissements sont situés dans des ressorts différents, l’assujetti doit avoir une immatriculation principale qui devra compléter par des immatriculations secondaires auprès de chaque registre concerné. La loi du 4 aout 2008 de modernisation de l’économie a insérée un article qui dispense d’immatriculation au RCS les personnes physiques qui exercent une activité commerciale à titre principale ou complémentaire en étant soumise au régime L 133-6- DU Code de la sécurité sociale. On parle de l’auto-entrepreneur qui bénéficie d’un régime simplifié et libératoire de paiement de ses impôts et de ses charges. L’auto-entrepreneur est soumis à une obligation de déclaration auprès du CFE mais il bénéficie d’une dispense d’immatriculation au RCS. L’intéressé doit respecter un seuil de CA : 80500 euros hors taxe pour les activités d’achat ou revente et 32600 HT pour les activités de prestations de service. L’auto-entrepreneur va ensuite s’acquitter de manière forfaitaire.

  • 3) Le contenu de l’inscription

Le contenu exact de l’inscription varie en fonction de la qualité d’assujetti. Mais l’idée générale c’est que le RCS doit contenir toutes les informations sur la situation de l’assujetti et sur les principales caractéristiques de son activité. Pour les personnes physiques, les indications qui doivent figurer dans la demande peuvent être regroupées en trois rubriques :

  • l’état et la capacité de l’assujetti c’est-à-dire nom, prénom, domicile, date et lieu de naissance, nationalité ou titre de séjour.
  • L’état matrimonial et le régime matrimonial : mention d’un conjoint collaborateur s’il y en a un.
  • Caractéristiques de l’activité commerciale avec une description des activités exercées, le nom commercial, l’adresse de l’établissement, l’indication d’origine du fonds de commerce (création ou acquisition du fonds de commerce), date du début de l’exploitation, l’existence d’un contrat de gérance.

Pour les sociétés la demande d’immatriculation doit comporter la dénomination sociale, le montant du capital social, la forme social, le siège social, la durée de la société, les principales activités de l’entreprise et pour les sociétés qui doivent déposer leur compte annuel, la date de clôture de l’exercice social.

  • 4) Les modalités de l’inscription

Ces modalités sont variables selon l’assujetti. Les commerçants personnes physiques, doivent requérir leur immatriculation au RCS au plus tard 15 jours après la date du début de leur activité. Mais le commerçant peut demander son immatriculation dans le mois qui précède le début de son activité pour anticiper ce début d’activité. Pour les sociétés et les groupements d’intérêts économiques, le Code de commerce n’impose aucun délai pour procéder à l’immatriculation mais l’immatriculation conditionne l’acquisition de la société morale. En règle générale les fondateurs procèdent rapidement à l’immatriculation pour acquérir la personnalité morale. Dans tous les cas, les inscriptions complémentaires et les immatriculations secondaires pour les établissements situés dans un autre ressort, doivent être prises au moins un mois avant l’ouverture d’un nouvel établissement et au plus un mois après son ouverture. Tous événements qui affectent une mention qui figure au RCS doit être mentionné au moyen d’une inscription modificative dans un délai de un mois à compter de cette survenance. Les formalités doivent être accomplies par l’assujetti lui-même. Mais ce principe reçoit deux exceptions :

  • En cas de décès ou d’incapacité de l’assujetti, les formalités peuvent être accomplies par les héritiers ou par le tuteur.
  • Le notaire qui rédige un acte qui a une incidence quelconque en matière de RCS est tenue d’en faire effectuer l’inscription sauf s’il s’agit du contrat de mariage et de ses modifications. Ex : la vente du fonds de commerce, la mise en gérance ou un partage successoral.

L’assujetti doit justifier qu’il remplit les conditions nécessaires à l’exercice de son activité et par exemple il va devoir justifier de son titre de séjour. Si le requérant a acquis un fonds de commerce déjà existant il doit justifier de la cession déjà consentie. Pour les commerçants personnes physiques et les dirigeants de société, le juge commis à la surveillance du registre demandera un extrait du casier judiciaire pour vérifier que l’assujetti n’a pas faire l’objet d’une condamnation qui le frapperait d’une interdiction. Mais pour gagner du temps, le requérant doit souscrire une déclaration par laquelle il affirme qu’il n’a fait l’objet d’aucune condamnation.

  1. Le contrôle des demandes d’inscription

Le greffier est chargé de s’assurer de la demande d’immatriculation et l’article L123-2 lui permet d’exiger la preuve que l’assujetti remplit bien les conditions nécessaires pour exercer son activité. Le greffier doit procéder à l’immatriculation dans les 5 jours qui suivent la réception de la demande. Si le greffier estime que la demande est incomplète il informe le demandeur dans ce même délai de 5 jours, il doit indiquer les motifs du rejet de la demande et les modalités de recours. Si le greffier ne fait rien dans le délai de 5 jours, le demandeur n’aura d’autre solution que de saisir le juge commis à la surveillance du registre. En plus de ce contrôle préalable, le greffier est chargé du contrôle permanent sur les immatriculations et au titre de ce contrôle permanent, le greffier peut vérifier la conformité des inscriptions avec les pièces déposées et les dispositions administratives et règlementaires applicables. S’il constate une irrégularité, le greffier notifie l’irrégularité à l’assujetti qui dispose d’un mois pour régulariser et à défaut le greffier saisit le juge commis à la surveillance du registre.

  1. Les modifications de l’inscription et la radiation

Tout événement qui affecte une mention qui figure au RCS doit faire l’objet d’une demande d’inscription modificative dans un délai d’un mois par l’intermédiaire du CFE. Le commerçant personne physique qui met fin à son activité, doit demander sa radiation dans le mois qui précède ou dans le mois qui suit la fin de son exploitation. Cette radiation est importante car le commerçant retiré qui néglige de se faire radier, risque parfois de répondre des dettes de son successeur. Le décès du commerçant doit donner lieu à une radiation qui doit intervenir dans le mois qui suit le décès. La dissolution d’une société doit aussi être publiée au RCS dans ce même délai de un mois. Il existe des cas d’inscription d’office au RCS, ce sont tous les jugements qui interviennent dans le cadre des procédures de sauvegarde, de redressement et de liquidation judiciaire. Se sont aussi toutes les décisions judiciaires qui prononcent la nullité ou la dissolution d’une société. Ces sont aussi toutes les mesures d’interdictions prononcées à titre de sanction.

  1. Le contentieux de l’immatriculation

Les articles L123-4 et L123-5 du Code du commerce, prévoient des sanctions pénales destinées à garantir l’efficacité de l’immatriculation au RCS. Lorsqu’ un différend se produit entre le greffier et un assujetti, le greffier saisit le juge commis à la surveillance du registre et celui-ci statue par voir d’ordonnance. Plusieurs hypothèses :

Si un commerçant ne procède pas à son immatriculation ou si une personne immatriculée ne procède pas aux rectifications nécessaires, le juge rend une ordonnance qui enjoint l’intéressé de procéder à l’insertion ou à la rectification. En la matière le juge n’a pas de pouvoir d’appréciation. L’ordonnance est ensuite notifiée à l’intéressé par lettre recommandée qui a d’ailleurs la possibilité d’interjeter appel devant la CA dans un délai de 15 jours. A partir du moment où l’ordonnance ou l’arrêt d’appel est devenue définitif, l’article L123-4 prévoit une sanction pénal contre l’assujetti récalcitrant. En effet, l’assujetti qui n’a pas procédé à l’immatriculation ou la rectification qui lui a été ordonnée dans les 15 jours qui suivent la décision définitive encoure une amende de 3750 euros. Lorsque le tribunal prononce cette amende, il peut en outre priver l’intéressé de son droit de vote et d’éligibilité au tribunal de commerce et aux chambres de commerce et d’industrie. Par ailleurs, la sincérité des déclarations est également garantie par une sanction pénale prévue par l’article L123-5, ce texte incrimine le fait de donner de mauvaise foi des indications inexactes ou incomplètes en vue d’une immatriculation, d’une radiation ou d’une mention complémentaire ou rectificative. La sanction encourue correspond à 6 mois d’emprisonnement et 4500 euros d’amende.

  1. Le dépôt des actes des personnes morales

Pour les personnes morales, le greffier ouvre en plus du dossier individuel, un dossier annexe destiné à recueillir les actes dont le dépôt est obligatoire. Au moment de la création de la personne morale, il faudra déposer les statuts, une copie de l’acte de nomination des premiers dirigeants et selon la personne qui aurait été créée, différents documents de la période constitutive. En cours de vie sociale, devront être déposés tous les actes qui modifient les statuts ainsi que tous les actes relatifs aux dirigeants de changement sociaux. En outre la plupart des sociétés commerciales doivent déposer leur compte annuel dans un délai d’un mois à compter de leur abrogation par les associés. Tous ces documents sont déposés par le représentant de la personne morale et ils doivent être déposés à chaque fois au moyen de deux originaux, l’un sur le registre local, l’autre qui sera conservé au registre national du commerce et des sociétés.

  1. La consultation du RCS

Le RCS est un registre public, on ne peut pas le consulter directement en revanche, il est possible d’obtenir soit la copie intégrale des inscriptions aux frais du demandeur, soit un extrait qui indique l’état actuel d’une immatriculation, soit encore il est possible d’obtenir un certificat négatif qui atteste qu’une personne n’est pas immatriculée au RCS. Ces notifications peuvent être demandées au greffier pour le registre local ou à l’INPI pour le registre national. L’INPI a créé un site internet qui reprend toutes les informations du registre national : www.infogreffe.fr

  1. La publication des inscriptions

Pour renforcer l’efficacité du RCS, toutes les inscriptions sont-elles mêmes soumises à publicité. Et cette publicité supplémentaire intervient au bulletin officiel des annonces civiles et commerciales. Le BODACC contient un extrait de toutes les déclarations relatives à l’immatriculation des personnes physiques et morales relatives à la cession des fonds de commerce, à la location de gérance, à la radiation et aux inscriptions modificatives. La publicité au BODACC incombe au greffier qui reçoit la déclaration et elle intervient au frais de l’assujetti. En principe la publicité au BODDAC n’a qu’une valeur purement administrative et les tiers ne peuvent pas invoquer le défaut de publicité. Ce principe reçoit quelques exceptions au droit des sociétés.

  1. L’indication obligatoire de l’immatriculation

Au moment de l’immatriculation, le greffier attribue à l’assujetti un numéro unique d’identification. Ce numéro devra ensuite figurer sur tous les papiers d’affaires de l’assujetti, précédé ou suivit de la mention RCS avec la ville concernée. L’objectif est de permettre au tiers d’effectuer des vérifications. Le non-respect de cette obligation constitue une contravention de quatrième classe.