La vérification de comptabilité informatisée : obligation et garanties

Des garanties propres à la vérification de comptabilité informatisée

Avec l’évolution des moyens technologiques, la plupart des entreprises ne tiennent plus leur comptabilité de manière manuelle, mais utilisent des logiciels comptables. Ces logiciels modifient très sensiblement le travail des agents comptables. Ils modifient aussi la tache du vérificateur. Cette évolution a conduit le législateur à adapter les règles procédurales de la vérification de comptabilité datant de 1950. On a prévu des règles procédurales spécifiques.

Ces règles peuvent être présentées en deux temps :

•  Des obligations de conservation et de présentation
•  Des garanties spécifiques au profit du contribuable lorsque l’administration utilise elle-même les outils informatiques pour procéder au contrôle de ces comptabilités.

1 – Obligations conservatives

Quand la comptabilité est tenue au moyen des logiciels informatisés, l’article L102 B du Livre des procédures fiscales impose à l’entreprise de conserver ces documents comptables sur le support informatique initial au moins pendant trois ans. Au-delà de délai de trois ans, l’entreprise va avoir le choix soit un stockage sous la forme informatisée, soit sous la forme papier.

Le périmètre du contrôle sera différent que lorsque la comptabilité est tenue sous la forme papier. L’administration va avoir dans le cadre d’une vérification de comptabilité non seulement au logiciel qui permet leur élaboration, mais aussi à l’ensemble des informations et logiciels qui vont concourir à la formation de ce résultat comptable. Non seulement le contrôle porte sur les instruments comptables, mais sur tous les instruments de gestion de l’entreprise.

L’obligation de conservation de l’ensemble de ces documents et l’obligation de donner accès sous la forme informatique, va obliger les entreprises à prévoir que toutes ces pièces mais aussi logiciels soient accessibles à l’administration, que les documents soient lisibles pendant tout le délai de reprise. si l’entreprise fait une réorganisation et change son logiciel, tant qu’on est encore dans le délai de reprise, l’entreprise doit pouvoir fournir à l’administration les documents ainsi que les logiciels utilisés avant le changement.

Lorsqu’il s’agit d’un serveur de stockage, dans le contrat l’entreprise doit prévoir l’éventuel droit de l’administration d’accéder à ces informations ainsi stockées.

Pour l’instant cette obligation de préservation existe mais l’article L 47 A du Livre des procédures fiscales prévoit que lorsque l’administration met en œuvre une vérification de comptabilité le contribuable dispose d’un choix. Il peut soit présenter ces documents comptables sous la forme papier même si elle tient sa comptabilité au moyen de logiciels comptables, soit remettre à l’administration une copie de ces fichiers des écritures comptables sous la forme dématérialisée. L’administration si l’entreprise opte pour le deuxième choix, est habilitée à prendre connaissance de ces documents comptables et à opérer un certain nombre d’opérations simples (vérifier que les écritures sont équilibrées, comparées les écritures comptables des déclarations). Elle n’est pas habilitée à opérer des traitements informatiques. Toutes les petites entreprises pour des raisons pratiques préfèrent donner leurs informations sous la forme dématérialisée. Les grandes entreprises sont plus réticentes. Parce qu’elles se méfient de ce que l’administration pourrait faire sur ces informations, parce qu’elles craignent que l’administration aillent au-delà des informations délivrées. Egalement pour des raisons stratégiques parce que les conseils de ces grandes entreprises leur suggèrent de les éditer sous la forme papier qui constitue un handicap pour le vérificateur qui doit tout vérifier.

Dans la LF pour 2013 a décidé qu’à partir du 1^er janvier 2014 les entreprises seront tenues de remettre lorsqu’elles tiennent leur comptabilité par le biais de logiciels, sous la forme dématérialisée.

2 – Les garanties supplémentaires et spécifiques dans le cadre d’une vérification informatique

Lorsque l’administration prétend d’effectuer une vérification informatique de comptabilité (le traitement informatique), le contribuable va bénéficier de garanties spécifiques et supplémentaires.

Il s’agit des situations où le vérificateur veut vérifier que l’entreprise a bien comptabilisé les produits sur le bon exercice par ex. pour ce faire, il va devoir utiliser un logiciel qui permettra de mettre en relation la date de la facturation du bien ou de la prestation et la date de son paiement et de vérifier comment le logiciel comptable enregistre l’information. Il va devoir utiliser les moyens informatiques qui vont permettre de croiser différents fichiers. Il va opérer un traitement informatique.

Dans cette situation là, il était nécessaire d’octroyer à l’entreprise des garanties supplémentaires L 47 A II) du Livre des procédures fiscales. Lorsque l’administration envisage des traitements informatiques, le vérificateur va devoir formuler par écrit ce qu’il attend exactement. Une fois que le traitement informatique attend a été formulé, le vérificateur offre à ‘lentreprise un choix entre trois solutions :

1.  L’entreprise peut réaliser le traitement informatique par ses propres moyens (ses logiciels, son personnel). Le vérificateur fixe un délai au terme duquel l’entreprise devra remettre le résultat des traitements informatiques demandés.
2.  Les traitements seront réalisés par le vérificateur mais au sein de l’entreprise et sur le matériel de l’entreprise.
3.  L’entreprise va remettre au vérificateur copie des documents nécessaires au traitement informatique demandé sous la forme informatique. L’administration procède elle-même aux traitements informatiques envisagés. Le vérificateur devra avant de mettre des rectifications en place et avant de tirer les conséquences des opérations réalisées sur le plan fiscal, rendre les copies des documents comptables obtenus et informer le contribuable des résultats des traitements effectués afin que l’entreprise puisse soit les accepter soit les contester et essayer d’expliquer les irrégularités apparentes relevées.

Ce choix sera présenté par écrit au contribuable qui formulera son choix par écrit également. ce choix va avoir des conséquences ensuite sur le décompte de la durée de trois mois pour les petites entreprises. cette durée de trois pourra être prorogée par le temps qui va être mis par l’entreprise pour remettre les documents comptables nécessaires demandés par l’administration s’il a fait le choix de délocaliser ses documents ou le délai sera prorogé du temps que va mettre l’entreprise pour mettre à disposition du vérificateur les données et les matériels informatiques nécessaires lorsque le choix a été fait de permettre de procéder au traitement directement dans le locaux de l’entreprise.

Ces garanties ne sont applicables que si l’administration procède à des traitements informatiques. Ils ne sont pas constitués par la simple prise de connaissance dématérialisée des documents comptables.